Regolamento e Statuto - Organismo di Mediazione n. 389

Regolamento e statuto dell’Organismo di Mediazione dell’Ordine degli Avvocati di Modena

Approvato dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Modena nella seduta del 3 settembre 2024

Art. 1 – Ambito di applicazione

Ai sensi degli art. 2 e 5 del D.lgs. n. 28/2010, il presente regolamento è applicabile alla mediazione per la conciliazione di controversie civili e commerciali, relative a diritti disponibili, che le parti tentino di risolvere in maniera collaborativa e per mezzo di una negoziazione condotta in reciproca buona fede, in forza di un accordo, di una clausola contrattuale e/o statutaria, di un obbligo di legge, su disposizione del giudice, su iniziativa di una o di tutte le parti.
Il presente regolamento si applica, in quanto compatibile, ai procedimenti di mediazione e conciliazione disciplinati da leggi speciali.

Art. 2 – Domanda di mediazione

La domanda di mediazione deve essere generata attraverso il sistema informatico messo a disposizione dell’utenza dall’Organismo di mediazione (di seguito solo “Organismo”) e depositata tramite posta certificata. In particolari circostanze, l’Organismo può consentire che la domanda sia avanzata in forma libera e depositata direttamente a mani presso la propria Segreteria.
La domanda di mediazione, sottoscritta con firma autografa o digitale dalla parte o da un suo delegato, contiene:
a) i dati identificativi delle parti con indicazione di ogni elemento utile per la fatturazione nonché i recapiti (preferibilmente digitali) ove effettuare le comunicazioni di cui all’art. 4 punto 5 del presente regolamento;
b) la descrizione sommaria dei fatti e delle questioni controverse e dell’oggetto della domanda, con precisazione se essa costituisca condizione di procedibilità ai sensi e per gli effetti degli artt. 5 e 5 quater del D. lgs. 28 0;
c) l’indicazione del valore della controversia determinato a norma del codice di procedura civile e del presente regolamento;
d) i dati identificativi dell’Avvocato che assiste la parte, con allegata copia dell’atto che conferisce il potere di assistenza e di eventuale rappresentanza;
e) l’indirizzo di posta elettronica ordinaria al quale inviare il link di collegamento, per il caso di mediazione svolta in modalità telematica o con collegamento da remoto nonché l’utenza telefonica mobile per l’invio del codice OTP funzionale alla sottoscrizione digitale attraverso il gestionale in uso presso l’Organismo.
Alla domanda vanno allegate:
a) la ricevuta di pagamento delle indennità (spese di avvio e spese del primo incontro) di cui ai commi 4 e 5 dell’art.28 DM n.150/2023;
b) nel caso di mediazione delegata dal giudice, la copia della relativa ordinanza;
c) la copia dell’eventuale clausola di mediazione;
d) per la parte che ne abbia diritto ai sensi del capo II-bis del D.lgs. n. 28/2010, la copia del provvedimento di ammissione preventiva al patrocinio a spese dello stato ovvero la sola istanza di ammissione, regolarmente depositata, se non sia ancora intervenuta la delibera del Consiglio dell’Ordine competente.
La domanda di mediazione è depositata tramite posta certificata alla casella pec dell’Organismo in osservanza di quanto previsto al precedente comma primo di questo articolo.
Il deposito della domanda di mediazione costituisce accettazione del regolamento e delle indennità di cui alla tabella allegata.

Art. 3 – Adesione alla mediazione

La parte invitata aderisce al procedimento di mediazione preferibilmente entro otto giorni prima della data fissata per il primo incontro e comunque non oltre tale data.
L’adesione alla mediazione è in forma libera e può intervenire a mezzo dichiarazione scritta, anche utilizzando il modulo predisposto dall’Organismo.
L’adesione alla mediazione, sottoscritta con firma autografa o digitale dalla parte o da un suo delegato, contiene:
a) i dati identificativi della parte, con indicazione di ogni elemento utile per la fatturazione nonché i recapiti (preferibilmente digitali) ove effettuare le comunicazioni di cui all’art. 4 punto 5 del presente regolamento;
b) l’eventuale descrizione sommaria dei fatti e delle questioni controverse ed eventuali domande di parte aderente;
c) l’eventuale indicazione di modifica del valore della controversia;
d) i dati identificativi dell’Avvocato che assiste la parte con allegata copia dell’atto che conferisce il potere di assistenza e di eventuale rappresentanza;
e) l’eventuale individuazione del terzo cui si chiede vada estesa la mediazione, con l’indicazione dei suoi dati anagrafici e di ogni elemento necessario per consentire l’invio dell’invito in mediazione di cui all’art. 4 punto 5;
f) l’indirizzo di posta elettronica ordinaria al quale inviare il link di collegamento, per il caso di mediazione svolta in modalità telematica o con collegamento da remoto nonché l’utenza telefonica mobile per l’invio del codice OTP funzionale alla sottoscrizione digitale attraverso il gestionale in uso presso l’Organismo;
g) i dati identificativi di chi eventualmente parteciperà al procedimento in sostituzione della parte e la rappresenterà munito dei poteri sostanziali e formali necessari;
h) i dati identificativi dei professionisti e/o delle persone di fiducia che eventualmente assisteranno la parte nel procedimento.
Alla dichiarazione di adesione vanno allegate:
a) la ricevuta di pagamento delle indennità (spese di avvio e del primo incontro) di cui ai commi 4 e 5 dell’art.28 DM n.150/2023;
b) per la parte che ne abbia diritto ai sensi del capo II-bis del D.lgs. n. 28/2010, copia del provvedimento di ammissione preventiva al patrocinio a spese dello Stato ovvero la sola istanza di ammissione, regolarmente depositata, se non sia ancora intervenuta la delibera del Consiglio dell’Ordine competente.
L’adesione è depositata presso la Segreteria dell’Organismo a mani o con qualunque strumento idoneo a comprovarne l’avvenuta ricezione.
L’adesione al procedimento costituisce accettazione del regolamento e delle indennità di cui alla tabella allegata.

Art. 4 – La Segreteria

La Segreteria dell’Organismo amministra il servizio di mediazione, sotto la direzione e il coordinamento del Consiglio Direttivo.
La Segreteria tiene un registro informatico dei procedimenti con le annotazioni relative al numero d’ordine progressivo, ai dati identificativi delle parti, all’oggetto della controversia, al mediatore designato, alla durata del procedimento e al relativo esito, all’eventuale proposta del mediatore formulata ai sensi dell’articolo 11, commi 1 e 2 del D.lgs. n. 28/2010, all’eventuale rifiuto a tale proposta, al verbale di conciliazione, al verbale attestante il mancato raggiungimento dell’accordo, all’accordo di conciliazione o al verbale dal quale risulta la conciliazione, tutti completi di data. Su richiesta e con eventuali costi a carico della parte interessata, la Segreteria rilascia i verbali, il documento contenente l’eventuale proposta del mediatore formulata ai sensi dell’articolo 11, commi 1 e 2 del D.lgs. n. 28/2010, l’eventuale rifiuto di tale proposta, il verbale di conciliazione, il verbale attestante il mancato raggiungimento dell’accordo o il verbale dal quale risulta la conciliazione, nonché la copia di tutti i documenti prodotti con la domanda, l’adesione della mediazione e durante lo svolgimento della mediazione, ivi compresa ogni eventuale perizia e parere tecnico, purché non dichiarati come riservati e non ostensibili.
La Segreteria, verificata la conformità della domanda di mediazione alle disposizioni di cui all’art 2 punti 2 e 3 del presente regolamento, (con particolare riguardo alla verifica dell’avvenuto pagamento delle indennità di mediazione -spese di avvio e del primo incontro), procede all’iscrizione del procedimento nel registro informatico, nel quale poi andrà annotata anche l’eventuale adesione intervenuta nel rispetto delle disposizioni di cui all’art.3 numeri 3 e 4.
La Segreteria comunica nel più breve tempo possibile e in una forma comprovante l’avvenuta ricezione:
a) alla parte istante: il nominativo del mediatore designato, la data e il luogo dell’incontro di mediazione;
b) all’altra o alle altre parti: la domanda di mediazione, il nominativo del mediatore designato e la data e il luogo dell’incontro di mediazione, con l’invito a comunicare almeno otto giorni prima della dell’incontro la propria adesione a partecipare al procedimento, personalmente o a mezzo di delegato munito dei necessari poteri sostanziali.
c) a tutte le parti, in caso di mediazione da svolgersi con modalità telematica o con collegamento da remoto, il link necessario per accedere alla stanza virtuale.
La parte richiedente la mediazione ha l’obbligo di precisare esplicitamente nella domanda l’eventuale esistenza e scadenza di un termine di decadenza o di prescrizione che la domanda è finalizzata ad interrompere e, in mancanza, l’Organismo sarà esonerato da ogni responsabilità al riguardo. Ai fini interruttivi dei termini di decadenza o di prescrizione, la parte istante può comunicare autonomamente all’altra parte l’istanza di mediazione già depositata, fermo restando l’obbligo dell’Organismo di procedere alla comunicazione secondo il punto 5 che precede. La parte istante è sempre tenuta a comunicare autonomamente all’altra parte l’istanza di mediazione allorché questa venga depositata entro tre giorni lavorativi dalla scadenza del termine di decadenza o di prescrizione, oppure quando venga depositata in giorni festivi e durante periodi di chiusura feriale della Segreteria dell’Organismo.
Nel rispetto dell’art.47 comma 6 del D.M. n. 150/23 e di ogni altra fonte normativa in materia di rispetto e tutela della riservatezza e a semplice richiesta delle parti che ne sostengono eventuali costi, la Segreteria garantisce l’accesso agli atti del procedimento e ai documenti depositati dalle parti e da ogni consulente e assistente tecnico durante le sessioni comuni, purché non dichiarati come riservati e non ostensibili. Il diritto di accesso agli atti riferito ai documenti depositati da ciascuna parte nelle sessioni separate è riservato alla sola parte depositante, ad eccezione di quelli dichiarati dalla parte stessa come pubblici e liberamente ostensibili.
A tutela della riservatezza di legge l’Organismo ed il mediatore non possono rilasciare a terzi che non siamo parti e/o comunque siano estranei ai procedimenti, informazioni sulla sussistenza o meno degli stessi. Ai medesimi terzi è altresì precluso l’esercizio del diritto di accesso di cui agli artt. 22 e sgg L.241/1990″

Art. 5 – Responsabile e Consiglio Direttivo

L’attività e la gestione amministrativa dell’Organismo di Mediazione sono dirette e coordinate dal Responsabile, il quale viene designato dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati secondo le norme di legge, regolamentari e statutarie applicabili.
Il Responsabile si avvale dell’assistenza dei componenti del Consiglio Direttivo dell’Organismo, a loro volta pure nominati in numero variabile dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati secondo le norme di legge, regolamentari e statutarie applicabili e ai quali il Responsabile può delegare singole attività.
Il Responsabile e i componenti del Consiglio Direttivo coadiuvano la Segreteria e prestano la loro assistenza al Consiglio dell’Ordine per le decisioni e valutazioni inerenti l’attività dell’Organismo, riferendo a tale organo quanto necessario e opportuno per favorire la corretta e proficua gestione dell’Organismo stesso.
Il Responsabile e il Consiglio Direttivo fissano le linee guida destinate ai mediatori per la loro attività nei confronti dell’Organismo, vigilando sul corretto affidamento ed espletamento degli incarichi.
Il Responsabile e i Consiglieri svolgono le loro funzioni gratuitamente, salvo il rimborso delle spese eventualmente sostenute.

Art. 6 – Sede del procedimento

Il procedimento di mediazione si svolge presso la sede principale dell’Organismo o nelle sue sedi secondarie. Fatte salve diverse intese tra le parti e il mediatore, le riunioni finalizzate alla formalizzazione in forma notarile dell’accordo si tengono presso lo studio del Notaio designato.
Il luogo di svolgimento è derogabile con il consenso di tutte le parti, del mediatore e dell’Organismo. Della deroga deve essere data comunicazione alla Segreteria. A meno di esplicito diverso accordo delle parti riportato a verbale, per le riunioni fissate al di fuori della sede principale o secondaria dell’Organismo dovranno essere evitati luoghi che possano influenzare la condotta delle parti e ingenerare timori relativamente al rispetto dei principi di autonomia, imparzialità e riservatezza come, ad esempio, la residenza e domicilio delle parti stesse e gli studi dei rispettivi avvocati.

Art. 7 – Modalità di svolgimento degli incontri

Le parti partecipano personalmente alla mediazione con l’assistenza di un avvocato, salvo quanto previsto dalla legge.
La parte, in presenza di giustificati motivi, può delegare un terzo, munito dei necessari poteri formali e sostanziali, a partecipare al procedimento in sua vece e a concludere l’eventuale accordo.
Il procedimento si articola in una o più riunioni (o incontri) durante le quali si tengono sessioni congiunte cui possono alternarsi sessioni separate a discrezione del mediatore. Di tali riunioni il Mediatore redige verbale in forma sintetica che viene sottoscritto dalle parti, dagli avvocati e da ogni altro partecipante autorizzato.
è onere del mediatore precisare nel verbale sottoscritto dalle parti se e in quanto eventuali documenti prodotti siano liberamente producibili alla controparte. Tale dichiarazione di assenso della parte depositante deve essere esplicita e deve essere confermata con la sottoscrizione del verbale.
In ogni caso, devono essere riportate a verbale eventuali dichiarazioni delle parti aventi contenuto dispositivo dei diritti e interessi sostanziali oggetto di mediazione e circa le modalità di prosecuzione della mediazione stessa ma solo se esplicitamente volute e autorizzate dalle parti stesse assistite dai rispettivi avvocati, le quali sottoscrivono il verbale stesso.
Ciascuna delle parti può sempre richiedere che uno o più incontri si svolgano da remoto mediante collegamento audiovisivo, nel qual caso l’Organismo mette a disposizione apposita piattaforma, idonea a garantire la riservatezza dei dati personali, la sicurezza delle comunicazioni e pari capacità di accesso ai partecipanti.
Gli incontri da remoto si svolgono secondo i seguenti criteri:
a) tutti i soggetti che partecipano da remoto devono dotarsi di idonei strumenti per consentire il regolare svolgimento della mediazione. L’Organismo non è responsabile di eventuali difficoltà di accesso e/o problematiche di altro genere che possano rendere impossibile o difficoltoso lo svolgimento delle sessioni da remoto;
b) con l’accesso alla piattaforma, i partecipanti accettano il regolamento dell’Organismo e relativi allegati e si impegnano a rispettare gli obblighi ivi previsti, con particolare riferimento alla riservatezza delle informazioni acquisite in qualsiasi formato (audio, video, testo, o altro), ed il divieto di divulgazione delle stesse a terzi;
c) la sessione di mediazione con collegamento da remoto avviene tramite “stanze virtuali” che consentono l’accesso in via telematica a tutti i soggetti, a vario titolo coinvolti nel procedimento (a titolo esemplificativo: parti, difensori, praticanti, mediatori, consulenti, esperti). I partecipanti sono vincolati ai doveri di riservatezza di cui agli art. 9 e 10 D.lgs. n. 28/2010. È vietata qualsiasi forma di acquisizione audio/visiva degli incontri e la conservazione dei dati relativi allo svolgimento degli stessi nonché la condivisione di detti dati con soggetti terzi estranei al procedimento;
d) durante la sessione il mediatore gestisce in piena autonomia il colloquio tra le parti, la durata degli interventi ed ogni aspetto del confronto, con facoltà di abilitare o disabilitare momentaneamente il flusso audio/video/testo ai singoli partecipanti per avviare le sessioni separate;
e) tutti i soggetti collegati devono premunirsi di valido documento d’identità al fine di consentire al mediatore la loro identificazione; le telecamere non devono essere oscurate e devono essere mantenute sempre attive; non è possibile allontanarsi (se non per comprovate ragioni di necessità e previo avviso agli altri partecipanti collegati) e deve essere garantita sempre la presenza dei soli soggetti autorizzati a partecipare;
f) i partecipanti devono attenersi alle istruzioni del mediatore, il quale ha la facoltà di dare e togliere la parola. Il mediatore ha sempre facoltà, se ne ravvisa la necessità, di interrompere l’incontro aggiornando le parti ad altra data;
g) eventuali documenti vengono esibiti attraverso gli strumenti di condivisione informatica del collegamento e depositati attraverso l’invio al mediatore che alla fine del collegamento provvederà ad inoltrarli alla Segreteria;
h) gli incontri si svolgono nel giorno e nell’ora comunicati dalla Segreteria alle parti insieme al link di accesso all’area virtuale riservata sulla piattaforma adottata dall’Organismo. Il link inviato alle parti per l’utilizzo della piattaforma telematica è personale e non cedibile a terzi; lo stesso è da custodire con cura in quanto necessario per attivare il collegamento; l’Organismo non è responsabile di eventuali malfunzionamenti o anomalie nel caso in cui le parti facciano un utilizzo difforme del suddetto link;
i) al momento stabilito, come comunicato alle parti, il mediatore dà avvio alla seduta telematica facendo accedere i soggetti a vario titolo coinvolti alle rispettive “stanze virtuali”;
l) all’incontro possono partecipare esclusivamente il mediatore, le parti, i rispettivi avvocati e loro praticanti ed eventuali esperti nominati a norma dell’art. 8, comma 7 del D. Lgs. 28/2010; eventuali soggetti terzi possono partecipare solo con il consenso di tutte le parti, previa trasmissione al mediatore del documento di identità e loro identificazione da parte dello stesso, nonché all’assunzione dell’impegno di riservatezza, analogamente a quanto previsto per le parti;
m) qualora nel corso dell’incontro si verifichi un’interruzione della connessione audio o video che non consenta di proseguire regolarmente l’incontro, il mediatore, verificata l’impossibilità di ripristinare la connessione, aggiorna ad altra data l’incontro dando atto a verbale di quanto accaduto e comunicando alle parti la data e l’ora del nuovo incontro.

Art. 8 – La mediazione telematica

Ai sensi dell’art. 8 bis del D. Lgs 28/2010 la mediazione può svolgersi anche in modalità telematica e in tal caso ciascun atto del procedimento è formato e sottoscritto nel rispetto delle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e va trasmesso a mezzo posta elettronica certificata o con altro servizio di recapito certificato qualificato.
Ciascuna parte può chiedere di svolgere la mediazione in modalità telematica e può scegliere di partecipare a uno o più incontri da remoto o in presenza. I sistemi di collegamento audiovisivo utilizzati per gli incontri da remoto assicurano la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate da remoto.
Gli incontri con la partecipazione di una o più parti da remoto si svolgono secondo i criteri dettati al punto 6 e seguenti dell’art. 7 del presente regolamento.
Fatto salvo quanto previsto al successivo comma 5, al termine di ogni riunione il mediatore, direttamente o per il tramite della segreteria, invia a mezzo posta elettronica certificata o con altro servizio di recapito certificato qualificato validamente utilizzabile in ragione delle vigenti norme di legge e regolamentari e supportato tecnicamente dal sistema elettronico utilizzato dall’Organismo, agli avvocati e alle parti, anche presso i loro avvocati, il file informatico nativo digitale del processo verbale di mediazione, contenente eventualmente l’accordo raggiunto. Tutti i partecipanti, immediatamente e in successione tra loro, sottoscrivano il verbale mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata e poi, sempre a mezzo posta elettronica certificata o con altro servizio di recapito certificato qualificato validamente utilizzabile in ragione delle vigenti norme di legge e regolamentari e supportato tecnicamente dal sistema elettronico utilizzato dall’Organismo, lo restituiscono al mediatore che provvede a sua volta alla sottoscrizione digitale, così concludendo l’incontro e, se del caso, il procedimento. All’esito di tutte le contestuali sottoscrizioni apposte come sopra il mediatore invia il verbale alla Segreteria dell’Organismo.
La sottoscrizione del verbale di riunioni di carattere interlocutorio, all’esito delle quali sia stato disposto esclusivamente un mero rinvio ad ulteriore riunione e non siano state assunte dalle parti decisioni avente carattere sostanziale e dispositivo in merito ai diritti e interessi oggetto della mediazione nonché circa le modalità di conduzione della mediazione stessa anche per quanto riguarda la riservatezza di atti, documenti e dichiarazioni, può essere apposta dal solo Mediatore.
La conservazione e l’esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura dell’Organismo, in conformità all’articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005.

Art. 9 – Funzioni e designazione del mediatore

Il mediatore assiste le parti nella ricerca di un accordo che esse reputino soddisfacente per la composizione della controversia.
In nessun caso il mediatore svolge attività di consulenza sull’oggetto della controversia o sui contenuti dell’eventuale accordo.
Il mediatore deve essere iscritto all’albo degli Avvocati e viene inserito dall’Organismo in elenchi distinti per materie o per raggruppamenti di materie sulla base delle competenze dichiarate dal mediatore stesso.
Il Responsabile dell’Organismo provvede alla designazione del mediatore, secondo criteri di rotazione che tengano conto dell’oggetto, del valore della controversia, dell’esperienza e della competenza del mediatore, e fissa il luogo e la data del primo incontro che si terrà non prima di venti giorni e non oltre quaranta giorni dal deposito della domanda, salvo diversa concorde indicazione delle parti. Soltanto in casi di straordinaria complessità e/o rilevanza economica, il Responsabile dell’Organismo potrà derogare alla rotazione predeterminata, comunque sulla base di una peculiare esperienza del mediatore designato e nel rispetto dei principi di trasparenza ed imparzialità.
Ai fini della designazione, le parti possono indicare concordemente un mediatore tra quelli inseriti nell’elenco dell’Organismo; in difetto di indicazione concorde del mediatore o quando l’Organismo ritenga di dover disattendere detta indicazione, la designazione avverrà secondo i criteri di cui al punto.
Dopo aver ricevuto la comunicazione di cui all’art. 4 punto 5, le parti possono comunque individuare di comune accordo un diverso mediatore, purché iscritto nell’elenco dell’Organismo. In tal caso, almeno 5 giorni prima della data fissata per il primo incontro, comunicano alla segreteria il nominativo concordato. In tale ipotesi, se l’Organismo nulla obietta, il mediatore scelto dalle parti viene nominato in sostituzione di quello designato. Quando l’Organismo ritiene, per giustificati motivi, di dover disattendere la concorde indicazione delle parti, resta ferma la designazione di cui alla iniziale comunicazione alle parti.
In ogni momento le parti possono richiedere al responsabile dell’Organismo, in base a giustificati motivi, la sostituzione del mediatore. In caso di accoglimento dell’istanza l’Organismo nomina un altro mediatore. Ove il mediatore da sostituire sia anche responsabile dell’Organismo, provvederà alla nomina in sostituzione, secondo i criteri di cui sopra al punto 4, il Presidente dell’Ordine degli Avvocati.
In caso di sopravvenuta impossibilità del mediatore, l’Organismo provvederà alla nomina di un altro mediatore, secondo i criteri di cui sopra al punto 4.
Il mediatore deve eseguire personalmente la sua prestazione e deve corrispondere immediatamente a ogni richiesta organizzativa del responsabile dell’Organismo.
Il mediatore informa le parti dei benefici fiscali previsti dagli artt. 17 e 20 del D.lgs. n. 28/2010 e le avverte delle conseguenze di natura processuale di cui all’art. 12 bis del decreto citato che possono comportare, all’esito del giudizio, condanna al pagamento di somme per il caso di mancata partecipazione al procedimento senza giustificato motivo.
Il mediatore deve comunicare alla Segreteria, prontamente e non oltre due giorni dalla comunicazione della sua designazione, l’accettazione dell’incarico.
Al momento dell’accettazione, il mediatore deve sottoscrivere un’apposita dichiarazione di imparzialità attenendosi a quanto prescritto dall’art. 9 del presente regolamento.
Qualora l’oggetto della mediazione lo richieda e le parti abbiano espresso il loro consenso, il mediatore ha la facoltà di avvalersi di uno o più consulenti tecnici ed esperti della materia. La nomina del consulente è subordinata all’impegno, sottoscritto da entrambe le parti, di sostenerne gli oneri sulla base del preventivo comunicato dal consulente e redatto sulla scorta delle tabelle di liquidazione dei compensi dei CTU presso i Tribunali attualmente in vigore di cui al DM n.182 del 30.5.2002, salvo diverso accordo tra le parti e l’esperto. L’incarico al consulente tecnico e il relativo contratto d’opera professionale intervengono sempre direttamente tra le parti e il consulente stesso, senza alcun coinvolgimento e alcuna responsabilità dell’Organismo di Mediazione e del Mediatore nei confronti del consulente tecnico, con particolare riferimento ad ogni obbligazione avente ad oggetto il pagamento del compenso. Con l’accettazione dell’incarico, il consulente tecnico accetta anche quanto previsto da questo regolamento. Il consulente tecnico che partecipa al procedimento è tenuto al rispetto dell’obbligo di riservatezza riguardo alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento ai sensi dell’art.9 primo comma del D. Lgs. n.28/2010. Al momento della nomina dell’esperto le parti possono convenire che la relazione tecnica redatta in sede di procedura possa essere prodotta nell’eventuale successivo giudizio. Il mediatore dà atto a verbale dei suddetti obblighi, impegni e dichiarazioni delle parti e del consulente tecnico, che devono sempre sottoscrivere il verbale stesso.

Art. 10 – Obblighi del mediatore, cause di incompatibilità e garanzie di imparzialità

Non può svolgere la funzione di mediatore chi ha in corso o ha avuto negli ultimi due anni rapporti professionali con una delle parti e quando il mediatore incorra in una delle seguenti ipotesi:
a) se egli stesso, o un ente, associazione o società di cui sia amministratore, ha interesse nella causa;
b) se egli stesso o il coniuge è parente fino al quarto grado o è convivente o commensale abituale di una delle parti, di un rappresentante legale di una delle parti o di alcuno dei difensori;
c) se egli stesso o il coniuge ha causa pendente o grave inimicizia con una delle parti, con un suo rappresentante legale o con alcuno dei suoi difensori;
d) se è legato ad una delle parti, a una società da questa controllata, al soggetto che la controlla, o a società sottoposta a comune controllo, da un rapporto di lavoro subordinato o da un rapporto continuativo di consulenza o di prestazione d’opera retribuita, ovvero da altri rapporti di natura patrimoniale o associativa che ne compromettono l’indipendenza; inoltre, se è tutore o curatore di una delle parti;
e) se ha prestato consulenza, assistenza o difesa ad una delle parti in una precedente fase della vicenda o vi ha deposto come testimone.
Chi ha svolto la funzione di mediatore non può intrattenere rapporti professionali con una delle parti del procedimento di mediazione prima che siano decorsi due anni dalla definizione del procedimento.
Il mediatore deve assolvere agli obblighi di formazione ed aggiornamento, rispettare gli obblighi derivanti dalla normativa in materia, le previsioni del regolamento dell’Organismo di mediazione, del Codice Etico adottato dall’Organismo e attenersi a quanto disposto dall’art. 62 del Codice Deontologico Forense che così dispone:
“1. L’avvocato che svolga la funzione di mediatore deve rispettare gli obblighi dettati dalla normativa in materia e le previsioni del regolamento dell’Organismo di mediazione, nei limiti in cui queste ultime previsioni non contrastino con quelle del presente codice.
2. L’avvocato non deve assumere la funzione di mediatore in difetto di adeguata competenza.
3. Non deve assumere la funzione di mediatore l’avvocato:
a) che abbia in corso o abbia avuto negli ultimi due anni rapporti professionali con una delle parti;
b) se una delle parti sia assistita o sia stata assistita negli ultimi due anni da professionista di lui socio o con lui associato ovvero che eserciti negli stessi locali.
In ogni caso costituisce condizione ostativa all’assunzione dell’incarico di mediatore la ricorrenza di una delle ipotesi di ricusazione degli arbitri previste dal codice di rito.
4. L’avvocato che ha svolto l’incarico di mediatore non deve intrattenere rapporti professionali con una delle parti:
a) se non siano decorsi almeno due anni dalla definizione del procedimento;
b) se l’oggetto dell’attività non sia diverso da quello del procedimento stesso.
Il divieto si estende ai professionisti soci, associati ovvero che esercitino negli stessi locali.
5. L’avvocato non deve consentire che l’Organismo di mediazione abbia sede, a qualsiasi titolo, o svolga attività presso il suo studio o che quest’ultimo abbia sede presso l’Organismo di mediazione.”
Il mediatore deve corrispondere immediatamente ad ogni richiesta organizzativa del responsabile dell’Organismo.
Al momento dell’accettazione dell’incarico il mediatore sottoscrive un’apposita dichiarazione di indipendenza, imparzialità e adesione al codice etico, senza la quale il procedimento non può avere inizio o non può proseguire, impegnandosi a comunicare immediatamente al responsabile dell’Organismo e alle parti tutte le circostanze, emerse durante la procedura, idonee ad incidere sulla sua indipendenza e imparzialità. All’uopo, dichiara: “di conoscere e di osservare, durante l’intera procedura, il Regolamento dell’Organismo; di essere imparziale, indipendente e neutrale e che svolgerà l’incarico in assenza di qualsiasi interesse presente o passato rispetto alle parti o alla suddetta controversia; di obbligarsi ad osservare il regolamento dell’Organismo di Mediazione, il Codice Etico dallo stesso adottato e le norme vigenti in materia, nonché ad informare il responsabile di eventuali circostanze sopravvenute che possano pregiudicare l’imparzialità e l’indipendenza nello svolgimento delle sue funzioni”
In ogni caso il mediatore deve comunicare alle parti ogni circostanza di fatto e ogni rapporto con i difensori che possano incidere sulla sua indipendenza ed informare immediatamente l’Organismo dei motivi di incompatibilità, anche sopravvenuti, in modo da poter essere tempestivamente sostituito.
Il mediatore è chiamato a svolgere la sua funzione improntando il proprio comportamento a probità e correttezza affinché il procedimento si svolga con imparzialità e indipendenza.
Il mediatore deve comportarsi nel corso del procedimento in modo da preservare la fiducia in lui riposta dalle parti e deve rimanere immune da influenze e condizionamenti esterni di qualunque tipo.
Il mediatore è obbligato a mantenere il segreto su quanto appreso nel corso del procedimento e non potrà in futuro e a nessun titolo assumere alcun incarico con riguardo all’oggetto della controversia.
Il mediatore non può rifiutare l’incarico ricevuto senza giustificato motivo. L’Organismo di Mediazione può invocare tale rifiuto ingiustificato come causa di recesso o di risoluzione del contratto d’opera tra mediatore e Organismo di Mediazione.

Art. 11 – Riservatezza

Il procedimento di mediazione è riservato e tutto quanto viene dichiarato nel corso degli incontri o nelle sessioni separate non può essere registrato o verbalizzato. A tal fine tutti i soggetti presenti agli incontri di mediazione dovranno sottoscrivere un’apposita dichiarazione, eventualmente contenuta nel verbale della prima riunione e avente efficacia fino alla conclusione della mediazione.
Il mediatore, le parti, la segreteria e chiunque presti la propria opera o il proprio servizio nell’Organismo o partecipi al procedimento di mediazione è tenuto all’obbligo di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.
Rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso delle sessioni separate e salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni, il mediatore è altresì tenuto alla riservatezza nei confronti delle altre parti.
Le dichiarazioni rese o le informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio che abbia, totalmente o parzialmente, il medesimo oggetto del procedimento di mediazione, salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni.
Sul contenuto delle stesse dichiarazioni e informazioni non è ammessa prova testimoniale e non può essere deferito giuramento decisorio.
Il mediatore non può essere tenuto a deporre sul contenuto delle dichiarazioni rese e sulle informazioni acquisite nel procedimento di mediazione davanti all’autorità giudiziaria o ad altre autorità.
Non sono consentite comunicazioni riservate delle parti al solo mediatore, eccettuate quelle effettuate in occasione delle sessioni separate, che possono tuttavia essere tenute anche in riunioni e attraverso contatti a cui non partecipino le altre parti e purché a quelle assenti sia consentito di avere analoga sessione separata.
In caso di sopravvenuta sospensione o cancellazione dell’Organismo, la segreteria dà immediata comunicazione dell’adozione del relativo provvedimento e della data di decorrenza dei suoi effetti, rispettivamente, ai mediatori inseriti nei propri elenchi e alle parti dei procedimenti in corso per consentire che la procedura di mediazione in corso possa proseguire davanti ad altro Organismo del medesimo circondario.

Art. 12 – Procedimento di mediazione

Il mediatore conduce l’incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente o separatamente. In casi di particolare complessità, con il consenso dell’Organismo, può avvalersi di un mediatore ausiliario (Co-mediatore) senza oneri ulteriori a carico delle parti.
Per lo svolgimento del primo incontro il mediatore sarà disponibile per una durata non inferiore a due ore. Qualora ne ravvisi la necessità, il mediatore comunica alle parti la sua disponibilità a protrarre l’incontro di mediazione oltre le due ore nell’ambito della medesima giornata, nel rispetto delle esigenze organizzative dell’Organismo.
Inderogabilmente nei casi di cui all’articolo 5, comma 1, e 5-quater del D.lgs. n. 28/2010 e, salvo rinuncia della parte richiedente, negli altri casi, il mediatore tiene il primo incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione.
Il rinvio della data del primo incontro può essere richiesto solo dalle parti che abbiano provveduto a corrispondere le dovute indennità e che si siano costituite entro il termine previsto dall’art. 3 comma 1.
Al termine di ciascun incontro il mediatore dà atto per iscritto dei soggetti presenti all’incontro o della mancata partecipazione.
Il mediatore, d’intesa con le parti, può fissare eventuali incontri successivi al primo.

Art. 13 – Proposta del mediatore

Quando le parti non raggiungano un accordo, il mediatore, se ritiene di aver acquisito nel corso del procedimento elementi necessari e sufficienti, può formulare una proposta di conciliazione, da allegare al verbale. In ogni caso le parti concordemente, in qualunque momento del procedimento, possono chiedere al mediatore di formulare una proposta di conciliazione.
In caso di mancata adesione o partecipazione al procedimento di mediazione, il mediatore non può formulare la proposta.
Ai sensi dell’art. 13 D.lgs. 28/2010 il mediatore, prima di formulare una proposta, informa le parti che, se il provvedimento che definisce il giudizio:
a) corrisponde interamente al contenuto della proposta, il giudice escluderà la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice che ha rifiutato la proposta, riferibili al periodo successivo alla formulazione della stessa, e la condannerà al rimborso delle spese sostenute dalla parte soccombente relative allo stesso periodo, ivi compresi i compensi dovuti al mediatore e all’esperto eventualmente nominato, nonché al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di un’ulteriore somma di importo corrispondente al contributo unificato dovuto;
b) non corrisponde interamente al contenuto della proposta, il giudice, se ricorrono gravi ed eccezionali ragioni, può nondimeno escludere la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice per l’indennità corrisposta al mediatore e per il compenso dovuto all’esperto eventualmente nominato.
Il mediatore nella formulazione della proposta è tenuto al rispetto dell’ordine pubblico e delle norme imperative. Salvo diverso accordo delle parti, in nessun caso la proposta può contenere riferimenti alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento, ad eccezione degli elementi risultanti dai documenti depositati e noti a tutte le parti del procedimento.
La Segreteria comunica la proposta formulata dal mediatore alle parti per iscritto e in una forma comprovante l’avvenuta ricezione.
Le parti fanno pervenire al mediatore e alla Segreteria, per iscritto ed entro sette giorni o nel maggior termine indicato dal mediatore, l’accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine assegnato, la proposta si ha per rifiutata.

Art. 14 – Conclusione del procedimento di mediazione

Il procedimento si conclude:
a) nel caso di mancata partecipazione di una o più parti;
b) quando le parti raggiungono un accordo o accettano la proposta del mediatore;
c) quando le parti non aderiscono alla proposta formulata dal mediatore;
d) quando il mediatore, dopo aver sentito le parti, non ritiene utile proseguire il procedimento;
e) per scadenza del termine di durata della mediazione stabilito dall’art. 6 del D. Lgs. 28 0 e in assenza di proroga stabilita unanimemente dalle parti.
Se è raggiunto un accordo, il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell’accordo medesimo con espressa indicazione del suo valore.
Se la conciliazione non riesce, il mediatore forma processo verbale con l’indicazione dell’eventuale proposta formulata.
Il verbale è sottoscritto dalle parti, da ogni altro soggetto autorizzato alla partecipazione e dal mediatore, il quale certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere. Nello stesso verbale, il mediatore dà atto della mancata partecipazione di una delle parti al procedimento di mediazione.
Fatto salvo quanto previsto per la mediazione telematica, il verbale conclusivo, eventualmente contenente l’accordo di mediazione, deve essere sottoscritto da tutte le parti e dagli avvocati con la medesima modalità e quindi o con firma analogica o con firma digitale.
In caso di mediazione telematica, il verbale della prima riunione, i verbali intermedi contenenti impegni e dichiarazioni sostanziali come previsto al precedente art. 8 comma quinto e il verbale conclusivo sono sottoscritti dalle parti, dai rispettivi avvocati e dal mediatore mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata.
Il verbale non in formato digitale contenente l’accordo di conciliazione, viene redatto in tanti originali, quante sono le parti che partecipano alla mediazione, oltre a un originale per l’Organismo.
Gli oneri fiscali derivanti dall’accordo raggiunto sono assolti dalle parti.
È facoltà dell’Organismo riconvocare in mediazione le parti e i rispettivi avvocati, che saranno tenute ad assolvere a tale invito, qualora emergano vizi e criticità nei verbali, nell’accordo e negli altri atti e documenti che, ad insindacabile giudizio dell’Organismo, meritino di essere sanati attraverso idonee revisioni, modifiche e integrazioni.

Art. 15 – Valore della lite e dell’accordo di conciliazione

La domanda di mediazione contiene l’indicazione del suo valore in conformità ai criteri previsti dagli articoli da 10 a 15 del Codice di procedura civile. Quando tale indicazione non è possibile la domanda indica le ragioni che ne rendono indeterminabile il valore.
L’atto di adesione che introduce un’ulteriore domanda ne indica il valore e si applica il comma 1.
Quando la domanda o l’atto di adesione non contengono le indicazioni previste dal comma 1, o le parti non concordano sul valore della controversia, o sono stati applicati in modo errato i criteri previsti dal comma 1, il valore della lite è determinato dal Responsabile dell’Organismo che ne da comunicazione alle parti.
Nel corso del procedimento il valore della lite può essere modificato dall’Organismo, su indicazione delle parti o su segnalazione del mediatore, quando sopravvengono nuovi elementi di valutazione o nuovi fatti allegati dalle parti.
Il valore dell’accordo di conciliazione è determinato, quando necessario, sulla base dei criteri di cui ai commi da 1 a 4. Quando l’accordo definisce questioni ulteriori rispetto a quelle considerate per la determinazione del valore del procedimento ai sensi dei commi da 1 a 4, il responsabile dell’Organismo ne determina il valore dandone comunicazione alle parti.

Art. 16 – Indennità

Per il primo incontro le parti sono tenute a versare all’Organismo di mediazione un importo a titolo di indennità, oltre alle eventuali spese vive. L’indennità comprende le spese di avvio del procedimento di mediazione e le spese di mediazione comprendenti il compenso del mediatore.
Sono altresì dovute le spese vive, diverse dalle spese di avvio, costituite dagli esborsi documentati effettuati dall’Organismo per la convocazione delle parti, per la sottoscrizione digitale dei verbali e degli accordi quando la parte è priva di propria firma digitale e per il rilascio delle copie dei documenti previsti dall’art. 4 punto 3 del presente regolamento.
Sono dovuti a titolo di spese di avvio i seguenti importi:
- € 40,00 per le liti di valore sino a € 1.000,00;
- € 75,00 per le liti di valore da € 1.000,01 sino a € 50.000,00;
- € 110,00 per le liti di valore superiore a € 50.000,00 e indeterminato.
Sono dovuti a titolo di spese di mediazione i seguenti importi:
- € 60,00 per le liti di valore non superiore a € 1.000 e per le cause di valore indeterminabile basso;
- € 120,00 per le liti di valore da € 1.000,01 sino a € 50.000,00, e per le cause di valore indeterminabile medio;
- € 170,00 per le liti di valore superiore a € 50.000,00, e per le cause di valore indeterminabile alto.
  Gli importi di cui sopra ai punti 3 e 4 debbono essere versati al momento del deposito della istanza di mediazione e, dalla parte aderente, al momento dell’adesione al primo incontro. A titolo meramente esemplificativo e illustrativo, per una controversia del valore di € 25.000,00 ciascuna parte dovrà versare un importo pari a € 75,00 per spese di avvio, un ulteriore importo di € 120,00 per spese di mediazione, oltre alle spese vive documentate.
Quando il primo incontro si conclude senza la conciliazione e il procedimento non prosegue con incontri successivi sono dovuti esclusivamente gli importi di cui ai punti 3 e 4.
Quando il primo incontro si conclude con la conciliazione sono dovute le ulteriori spese di mediazione calcolate in conformità alla tabella di cui all’allegato A) del D.M. 150/2023 maggiorate del 10%, detratti gli importi già versati di cui al precedente punto 4.
In caso di conciliazione raggiunta in incontri successivi al primo, sono dovute le ulteriori spese di mediazione calcolate in conformità alla tabella di cui all’allegato A) del D.M. 150/2023 maggiorate del 25%, detratti gli importi già versati di cui al precedente punto 4.
Quando il procedimento prosegue con incontri successivi al primo e si conclude senza conciliazione sono dovute all’Organismo le ulteriori spese di mediazione calcolate secondo la tabella di cui all’allegato A del D.M. 150/2023, detratti gli importi già versati di cui al precedente punto 4.
Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda ai sensi dell’articolo 5 e 5 quater del D.lgs. n. 28/2010 o quando è demandata dal giudice, l’indennità di mediazione di cui sopra al punto 4 nonché le ulteriori spese di mediazione previste sopra ai punti da 7 a 9 sono ridotte di un quinto.
Per il calcolo delle spese delle spese di mediazione secondo la tabella di cui all’allegato A al DM 150/23, si considerano importi minimi quelli dovuti come massimi per il valore della lite ricompreso nello scaglione immediatamente precedente a quello effettivamente applicabile. L’oscillazione tra minimo e massimo verrà determinata in considerazione del valore e della complessità della controversia, previa comunicazione del mediatore alle parti.
Le parti sono tenute in solido a corrispondere all’Organismo le ulteriori spese di mediazione di cui all’Allegato A) al DM 150/23 previste sopra ai punti da 7 a 10 e devono essere corrisposte comunque prima della fine del procedimento.
Ai fini dell’individuazione dei soggetti tenuti al pagamento delle spese di mediazione, quando più soggetti rappresentano un unico centro di interessi si considerano come una parte unica.
Tutti gli importi sono al netto delle imposte dovute per legge.

Art. 17 – Patrocinio a spese dello Stato

1. È assicurato, alle condizioni e nei termini di cui al Capo II bis del D.lgs. n. 28/2010, il patrocinio a spese dello Stato alla parte non abbiente per l’assistenza dell’avvocato nel procedimento di mediazione.

2. Le indennità di cui all’articolo 17, commi 3 e 4 del D.lgs. n. 28/2010, non sono dovute dalla parte ammessa al patrocinio a spese dello Stato nei limiti e nei termini di cui alle disposizioni del Capo II bis del medesimo decreto. Sono sempre dovute le spese vive documentate.

Tabelle delle Indennità (Ex Art. 30 DM 150/2023)

Applicabili alle istanze depositate dal 15.11.2023. Tariffe al netto di IVA (22%).

1. Mediazione Obbligatoria

Spese di avvio + Spese del primo incontro (da versare al deposito o all’adesione):

Valore della Lite	In Alternativa Indeterminabile	Spese di Avvio	Spese Mediazione	Totale
Fino a €. 1.000,00	Basso	32,00 €	48,00 €	80,00 €
da € 1.000,01 a € 50.000,00	Medio	60,00 €	96,00 €	156,00 €
da € 50.000,01 e Indeterminato	Alto	88,00 €	136,00 €	224,00 €

Spese di Mediazione in caso di Prosecuzione (Obbligatoria)

Valore Lite	Spese Intere	Già Pagate (I° Inc.)	Saldo da Pagare
Fino a € 1.000,00	128,00 €	48,00 €	80,00 €
da € 1.000,01 a € 5.000,00	232,00 €	96,00 €	136,00 €
da € 5.001,00 a € 10.000,00	292,00 €	96,00 €	196,00 €
da € 10.001,00 a € 25.000,00	464,00 €	96,00 €	368,00 €
da € 25.001,00 a € 50.000,00	768,00 €	96,00 €	672,00 €
da € 50.001,00 a € 150.000,00 / Indet.	1.080,00 €	136,00 €	944,00 €
da € 150.001,00 a € 250.000,00	1.600,00 €	136,00 €	1.464,00 €
da € 250.001,00 a € 500.000,00	2.560,00 €	136,00 €	2.424,00 €
da € 500.001,00 a € 1.500.000,00	3.400,00 €	136,00 €	3.264,00 €
da € 1.500.001,00 a € 2.500.000,00	4.440,00 €	136,00 €	4.304,00 €
da € 2.500.001,00 a € 5.000.000,00	6.600,00 €	136,00 €	6.464,00 €
Oltre € 5.000.001,00	Coefficiente dello 0.3%

2. Mediazione Facoltativa

Spese di avvio + Spese del primo incontro:

Valore della Lite	In Alternativa Indeterminabile	Spese di Avvio	Spese Mediazione	Totale
Fino a €. 1.000,00	Basso	40,00 €	60,00 €	100,00 €
da € 1.000,01 a € 50.000,00	Medio	75,00 €	120,00 €	195,00 €
da € 50.000,01 e Indeterminato	Alto	110,00 €	170,00 €	280,00 €

Spese di Mediazione in caso di Prosecuzione (Facoltativa)

Valore Lite	Spese Intere	Già Pagate (I° Inc.)	Saldo da Pagare
Fino a € 1.000,00	160,00 €	60,00 €	100,00 €
da € 1.000,00 a € 5.000,00	290,00 €	120,00 €	170,00 €
da € 5.001,00 a € 10.000,00	365,00 €	120,00 €	245,00 €
da € 10.001,00 a € 25.000,00	580,00 €	120,00 €	460,00 €
da € 25.001,00 a € 50.000,00	960,00 €	120,00 €	840,00 €
da € 50.001,00 a € 150.000,00 / Indet.	1.350,00 €	170,00 €	1.180,00 €
da € 150.001,00 a € 250.000,00	2.000,00 €	170,00 €	1.830,00 €
da € 250.001,00 a € 500.000,00	3.200,00 €	170,00 €	3.030,00 €
da € 500.001,00 a € 1.500.000,00	4.250,00 €	170,00 €	4.080,00 €
da € 1.500.001,00 a € 2.500.000,00	5.550,00 €	170,00 €	5.380,00 €
da € 2.500.001,00 a € 5.000.000,00	8.250,00 €	170,00 €	8.080,00 €
Oltre € 5.000.001,00	Coefficiente dello 0.3%

Decreto legislativo 4 marzo 2010 n. 28

D.M. 24 ottobre 2023 n. 150